Auf welchen Autohöfen stehen eigentlich unsere Fahrzeuge: Professionelles Fuhrparkmanagement

Solange Unternehmen klein sind und nur ein paar Transporter und LKWs im Einsatz haben, hat der Chef in der Regel noch alles im Auge. Kein Wunder, denn bis zu einer bestimmten Größenordnung kann der Fuhrpark noch durch regelmäßige persönliche Kontakte mit den Fahrern verwaltet werden. Doch ab einer bestimmten Größe ist es wichtig, das Fuhrparkmanagement auf professionelle Beine zu stellen, um das eigene Transportunternehmen wirtschaftlich erfolgreich und effizient in die Zukunft führen zu können. Die besten Tipps dazu gibt es in diesem Beitrag.

Warum ist professionelles Fuhrparkmanagement wichtig?

In erster Linie geht es bei der Professionalisierung des Fuhrparkmanagements darum, die Effizienz und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.

Durch einen gut verwalteten Fuhrpark kann die Nutzung der Fahrzeuge optimiert und die Kosten minimiert werden. In einem hart umkämpften Markt kann das genau den Unterschied gegenüber den Mitbewerbern machen und so auch das langfristige Überleben des eigenen Unternehmens sichern.

Doch bei der Verbesserung des Fuhrparkmanagements geht es nicht nur um Gewinnmaximierung. Ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang ist auch die Sicherheit. Durch die Implementierung laufender Fahrerüberwachung, entsprechender Wartungspläne und regelmäßiger Schulungen kann die Sicherheit erheblich gesteigert werden.

Zudem ist die Erfassung und Analyse der gesammelten Daten die Basis dafür, um in weiterer Folge fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen.

Die richtige Strategie ist erfolgsentscheidend

Viele kleine Spediteure machen den Fehler, dass sie versuchen, ihr Fuhrparkmanagement Zug um Zug durch kleine Maßnahmen zu verbessern. Damit können zwar geringfügige Erfolge erzielt werden, für den großen Wurf ist es jedoch empfehlenswert, sich eine entsprechende Gesamtstrategie zurechtzulegen.

Diese besteht in der Regel aus den folgenden Schritten:

Analyse des IST-Zustandes
Definition von Zielen
Implementierung einer leistungsstarken Software
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Überwachung und Optimierung

Schritt #1: Analyse des IST-Zustandes

Der erste entscheidende Schritt auf dem Weg zur Professionalisierung ist die Analyse des aktuellen Zustands im Unternehmen. Dabei geht es vor allem darum, die derzeitigen Prozesse, Systeme und Richtlinien zu durchleuchten und entsprechende Schwachstellen und ineffiziente Vorgänge zu identifizieren.

Einen wichtigen Aspekt nimmt dabei die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge ein. Darüber hinaus geht es aber auch noch um Themen wie Kraftstoffverbrauch, Wartungspläne und Unfallstatistiken. Dadurch können gezielte Maßnahmen entwickelt werden, mit der gleichzeitig die Kosten gesenkt und die Sicherheit erhöht werden kann.

Anders ausgedrückt: Die Analyse ist die Grundlage dafür, um mit der Umgestaltung des eigenen Fuhrparks zu beginnen.

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Eine umfangreiche IST-Analyse bildet die Basis für die Professionalisierung des Fuhrparkmanagements.

Schritt #2: Definition von Zielen

Nachdem die Analyse abgeschlossen ist, geht es darum, klare und messbare Ziele festzulegen, die das Unternehmen mit der Professionalisierung erreichen möchte.

Ein Beispiel dafür könnte etwa die Reduzierung der Gesamtbetriebskosten um zehn Prozent innerhalb eines Jahres sein. Von diesem Gesamtziel weg können weitere Unterziele definiert werden, aus denen sich bestimmte Maßnahmen ableiten lassen.

Der Fokus sollte dabei auf der Optimierung der Routen und den Einsatz von effizienten Fahrzeugen liegen. Doch auch auf die Fahrer darf dabei nicht vergessen werden. Denn durch entsprechende Schulungen können sie zu einer spritsparenden Fahrweise angehalten und beispielsweise darüber informiert werden, auf welchen Autohöfen sie sich am besten erholen und ihr Fahrzeug am günstigsten Auftanken können.

Durch die Definition der Ziele entsteht ein klarer Handlungsrahmen. Dadurch ist es auch möglich, den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen und das gesamte Personal zu motivieren, an der Erreichung der Ziele zu arbeiten.

Schritt #3: Implementierung einer leistungsstarken Software

Leistungsstarke Software für das Fuhrparkmanagement bildet die Basis für die Professionalisierung des eigenen Fuhrparkmanagements. Sie spart wertvolle Ressourcen, die im Arbeitsalltag an anderer Stelle benötigt werden.

Das Tool sollte unter anderem dabei helfen, die Wartungstermine der einzelnen Fahrzeuge im Blickfeld zu behalten und daran erinnern, wenn bei einem Fahrer die Führerscheinkontrolle ansteht.

Der Paketumfang der Software sollte sich je nach Bedarf jederzeit an das Unternehmen anpassen lassen. Um zu testen, ob die Funktionen wie gewünscht ausfallen, sollte es darüber hinaus die Möglichkeit zu einem kurzen kostenlosen Test geben.

Sollte es sich dabei um Software aus der Cloud handeln, so ist es wichtig, dass dabei auch die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Am besten funktioniert das bei einem Anbieter, der garantiert, dass die Software für das Fuhrparkmanagement ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet wird.

Schritt #4: Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Auch im Zeitalter der Digitalisierung spielen Menschen immer noch eine wichtige Rolle. Das gilt insbesondere für die Qualität der Fahrerinnen und Fahrer in einem Fuhrpark-Unternehmen, doch auch für all jene, die im Office mit der Steuerung und Überwachung betraut sind.

Durch gezielte Schulungen zur Nutzung der Flottenmanagement-Software und zur Verbesserung der Fähigkeiten im Fuhrparkmanagement können die Mitarbeiter in der Verwaltung effektiver arbeiten.

Schulungen zur sicheren und effizienten Fahrweise sensibilisieren das Personal auf der Straße für die Bedeutung von defensivem Fahren, Kraftstoffeffizienz und Einhaltung von Verkehrsvorschriften.

Neben den Weiterbildungen ist es ratsam, einen entsprechenden Feedback-Prozess im Unternehmen zu etablieren. Dieser bildet die Basis für die kontinuierliche Verbesserung und fördert auch das Engagement der Mitarbeiter, ihren Beitrag dazu zu leisten.

Schritt #5: Überwachung und Optimierung

Bei der Professionalisierung des Fuhrparkmanagements handelt es sich nicht nur um ein einmaliges Projekt, sondern vielmehr um einen laufenden Prozess.

Der Fokus sollte dabei stets darauf gerichtet sein, ob die aktuellen Ziele bereits erreicht werden und an welchen Stellschrauben noch gedreht werden könnte, um die Effizienz, die Rentabilität und die Sicherheit weiter zu erhöhen.

Die Basis dafür bilden entsprechende Reports mit Leistungskennzahlen, durch die sich Verbesserungspotenziale eruieren lassen. Dadurch können gezielte Maßnahmen wie beispielsweise die weitere Optimierung von Routen oder die verbesserte Planung von Wartungsarbeiten ergriffen werden.

Das Motto dabei lautet: „Das Gute ist der Feind des Besseren!“. Kein Unternehmen in der Transport-Branche kann es sich heute leisten, auf seinen Lorbeeren auszuruhen, denn schließlich schläft auch die Konkurrenz nicht.

Die Basis für die erfolgreichen Geschäfte von morgen und übermorgen wird bereits heute gelegt. Das Um und Auf dabei ist es, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diesen Umstand aufmerksam zu machen und sie zu Verbesserungsvorschlägen zu motivieren.